Evidence docházky a evidence pracovní doby jsou dvě rozdílné evidence.
EVIDENCI DOCHÁZKY je možno definovat jako záznamy o přítomnosti zaměstnance na pracovišti, které slouží ke kontrole fyzické docházky zaměstnanců a jejich pohybu během pracovní doby. Na rozdíl od evidence pracovní doby, která sleduje odpracované hodiny, se evidence docházky zaměřuje na to, kdy zaměstnanec přišel, odešel a zda byl skutečně přítomen na pracovišti.
Evidence docházky není zákonným pojmem a právní předpisy ji neupravují, což ve výsledku znamená že není stanovena povinnost ji vést, ani jaké údaje má tato evidence obsahovat.
Při kontrole ze strany inspektorátu práce není vhodné evidenci docházky předkládat, i když se na ni inspektoráty práce nezřídka ptají, protože po jejím předložení mají tendenci vytýkat rozdíly mezi evidencí docházky a evidencí pracovní doby.
Evidence docházky je zpravidla jedním z podkladů pro zpracování evidence pracovní doby, nicméně většinou neobsahuje veškeré povinné údaje. Pokud byl zaměstnanec přítomen na pracovišti dle evidence docházky např. od 6:50 do 16:35 a směnu má od 7:00 do 16:00, nestačí evidence docházky sama o sobě k posouzení, zda byla od 16:00 do 16:35 vykonána práce přesčas. Zaměstnanec v době od 16:00 do 16:35 nemusel konat práci, ale např. pouze čekal na kolegu. Evidence docházky tak slouží primárně interním potřebám zaměstnavatele.
EVIDENCE PRACOVNÍ DOBY je systematický záznam o době, kterou zaměstnanec strávil výkonem práce, a v souladu s právními předpisy je povinen ji vést zaměstnavatel. Tuto povinnost nesmí zaměstnavatel přenášet na své zaměstnance.
Evidence pracovní doby slouží k doložení odpracovaných hodin, přesčasů, přestávek, noční práce nebo práce ve dnech pracovního klidu. Zákoník práce nestanoví formu evidence pracovní doby a je proto na zaměstnavateli, jakým způsobem bude povinné údaje evidovat.
Tato evidence musí být vedena minimálně v takovém rozsahu, aby z ní byl patrný začátek a konec:
- odpracované směny;
- odpracované práce přesčas;
- odpracované noční práce;
- odpracované doby v době pracovní pohotovosti;
- pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel.
Evidovat však není třeba přestávky v práci na jídlo a oddech, bezpečnostní přestávky a doby odpočinku. V případě kontroly ze strany inspektorátu práce je však zaměstnavatel povinen doložit, že tyto přestávky a doby odpočinku byly zaměstnancům řádně poskytnuty.
Porušení povinnosti vést evidenci pracovní doby je přestupkem a inspektorát práce za něj může zaměstnavateli uložit pokutu až do výše 400.000,- Kč.
Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit mu nahlédnout do evidence jeho pracovní doby a pořídit si z ní výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele.