Prawo
Usługa
Informacja

Vyhledat v článcích:

Polská Sp. z o.o. v korporátní správě: Průvodce pro české podnikatele a investory

I. ÚVOD: NAVIGACE POLSKÝM KORPORÁTNÍM PROSTOREM A VÝZVA K OPATRNOSTI

1.1. Specifika Polské Sp. z o.o. a adresát článku

Společnost s ručením omezeným (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, Sp. z o.o.) představuje nejrozšířenější formu kapitálové společnosti v Polsku. Její popularita je dána její flexibilitou a omezením ručení jejich společníků.

Tento článek je určen českým podnikatelům, jednatelům společností se sídlem na území České republiky, jež mají dceřiné společnosti na území Polska a investorům, kteří jsou společníky společností se sídlem v Polsku, a proto se potřebují orientovat v právech a povinnostech společníka v sp. z o.o. dle polského Kodeksu spółek handlowych (dále jen „KSH“), tj. ekvivalentu českého Zákona o obchodních korporacích (ZOK).

Ačkoliv čeští investoři obvykle mají rozsáhlé obchodní zkušenosti s korporátním řízením dle českého ZOK, je nutné si uvědomit, že polský KSH klade větší důraz na přísné procedurální a formální požadavky. Neefektivní nebo nesprávné pochopení fungování orgánů polské sp. z o.o., zejména Valné hromady společníků (Zgromadzenie Wspólników, dále jen „ZW“), může vést k neplatnosti klíčových rozhodnutí a následným právním sporům.

1.2. Proč je znalost KSH klíčová pro kontrolu investice?

Efektivní řízení a kontrola nad investicí v Polsku závisí na přesném dodržování formálních mechanismů ZW. Chyby v procedurách, jako je nedostatečná specifikace plné moci a oprávnění zmocněnce k hlasování nebo opomenutí notářského zápisu u usnesení, které jej vyžadují, představují závažné riziko pro stabilitu společnosti. Cílem tohoto přehledu je upozornit na klíčové aspekty korporátní správy, které se liší od české praxe, a poukázat na případnou potřebu specializovaného právního poradenství.

II. ARCHITEKTURA ŘÍZENÍ POLSKÉ SP. Z O.O. – ZÁKLADNÍ ORGÁNY A JEJICH FUNKCE

Polská sp. z o.o. je řízena prostřednictvím souboru striktně definovaných orgánů, které zajišťují oddělení moci výkonné (Zarząd – Představenstvo), kontrolní (Rada Nardzorcza – Dozorčí rada, Komisja Rewizyjna) a ustanovující (Zgromadzenie Wspólników – Valná hromada společníků) ve společnosti v souladu s KSH, jejich rozdělení a obecná funkce je de facto ekvivalentní jak v případě české s.r.o.

2.1. Zarząd (Představenstvo): Výkonná a Reprezentační Role

Zarząd (Představenstvo) je výkonným orgánem, který vede záležitosti společnosti a zastupuje ji navenek. Může být jednočlenný nebo vícečlenný a jeho členové mohou být vybráni jak z řad společníků, tak i mimo ně (přičemž KSH kvalifikuje Zarząd jako spíše kolektivní orgán). V polské úpravě platí zásada všeobecné působnosti Zarządu: ten činí jménem společnosti veškeré úkony, pokud nejsou výslovně svěřeny do kompetence jiného orgánu zákonem nebo společenskou smlouvou.

Jmenování a odvolání členů Zarządu je primárně v kompetenci Zgromadzenia Wspólników (tj. Valné hromady společníků), pokud Umowa Spółki (společenská smlouva) nestanoví jiný postup, např. nesvěřuje tuto kompetenci kontrolním orgánům nebo jednotlivým společníkům. Zákon umožňuje odvolat člena Zarządu kdykoli, bez splnění jakýchkoli dodatečných podmínek, pokud však společenská smlouva společnosti nestanoví jinak a neustanovuje podrobné předpoklady k odvolání člena Zarządu. Pro zahraniční investory, zejména v případě konfliktních situací nebo potřeby rychlé reakce, je klíčové, aby společenská smlouva jednoznačně a efektivně upravovala podmínky jmenování a odvolání členů Zarządu.

Velký důraz klade KSH na prevenci střetu zájmů, což je zřejmé ze zvláštního pravidla pro zastupování společnosti ve vztahu k Zarządu. Ve smlouvě mezi společností a členem Zarządu, nebo v sporu s ním, společnost zastupuje buď kolektivně Rada Nadzorcza (Dozorčí rada), nebo zmocněnec jmenovaný usnesením Zgromadzenia Wspólników (čl. 210 KSH). V případě, že ve společnosti nebyla ustanovena Rada Nadzorcza (Dozorčí rada) je nutný aktivní přístup Zgromadzenia Wspólników, a jmenování tímto orgánem speciálního zmocněnce pro právní úkon mezi společností a členem Zarządu. Zahraniční investor, zvyklý na menší formalismus, by mohl toto opomenout, což může v důsledku vést k neplatnosti smlouvy s jednatelem a vystavit společnost právnímu riziku.

2.2. Rada Nadzorcza (RN, Dozorčí Rada) a Komisja Rewizyjna (KR, Revizní Komise): Kontrolní Funkce

KSH upravuje dva typy kontrolních orgánů sp. z o.o. Rada Nadzorcza (dále jen „RN”) a Komisja Rewizyjna (dále jen „KR“). Zřízení kontrolních orgánů je v Polsku u většiny sp. z o.o. fakultativní. Povinnost zřídit kontrolní orgány nastává zejména ve společnostech, kde základní kapitál převyšuje 500 000 PLN a zároveň je počet společníků vyšší než 25. Pokud společnost nemá zřízenou RN nebo KR, valná hromada (Zgromadzenie Wspólników) a jednotliví společníci vykonávají i kontrolní funkci vůči Zarządu (ZW schvaluje klíčové kroky a schvalovaní účetních závěrek a výročních správ, dohlíží na obchodní vedení).

Zvláštní pozornost vyžaduje zákaz kumulace funkcí osob činných ve výkonných a kontrolních orgánech, který má posílit nezávislost kontrolního orgánu. Člen Zarządu, prokurista, likvidátor, hlavní účetní, právní poradce nebo advokát zaměstnaný ve společnosti, nemůže být zároveň členem RN nebo KR. To platí i pro osoby, které jsou přímo podřízeny členům Zarządu.

Společníci mají dle KSH přiznáno individuální právo kontroly činnosti společnosti. Právo společníků k individuální kontrole společnosti poskytuje společníkům možnost nahlížet do knih a dokladů společnosti, a to i společně s jinou společníkem pověřenou osobou (např. auditorem, účetním, advokátem, atd.), a právo vyhotovovat odpisy nebo i rozvahu pro vlastní potřebu společníka.

KSH umožňuje pro případ zřízení RN nebo KR, aby společenská smlouva omezila nebo dokonce vyloučila individuální právo společníků ke kontrole společnosti. Možnost vyloučení tohoto individuálního práva společníků v případě ustanovení kontrolního orgánu stanoví důležitý mechanismus pro zajištění efektivního řízení společnosti bez neustálých zásahů zejména minoritních společníků do jejího fungování, v případě, kdy je dohled zajištěn profesionálním kontrolním orgánem.

III. ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW (ZW, VALNÁ HROMADA SPOLEČNÍKŮ): ROZSAH A DĚLENÍ KOMPETENCÍ

Valná hromada společníků – Zgromadzenie Wspólników (dále jen „ZW“) představuje vrcholný orgán společnosti – shromáždění všech společníků, kteří vykonávají svá práva a společně rozhodují o nejdůležitějších záležitostech společnosti formou usnesení – uchwała. Polská úprava ji výslovně označuje za nejvyšší orgán rozhodující o zásadních otázkách společnosti. Rozsah působnosti (kompetence) ZW je určen zákonem (KSH) a společenskou smlouvou společnosti. Na rozdíl od Zarządu (který má obecnou pravomoc), ZW může rozhodovat pouze o věcech, které jí výslovně svěří zákon či společenská smlouva – nelze automaticky dovozovat, že ZW smí svými usneseními řešit všechny záležitosti společnosti, které nejsou výslovně vyhrazeny jinému orgánu. Jinými slovy, v polském právu platí princip, že „co není výslovně svěřeno jinému orgánu, o tom rozhoduje Zarząd“, přičemž KSH nebo společenská smlouva mohou ustanovovat případy, kdy Zarząd musí získat souhlas ZW k provedení daného úkonu.

3.1. Zákonné (Inherentní) kompetence ZW (čl. 228 KSH)

Čl. 228 KSH stanovuje záležitosti, které povinně, ze zákona, vyžadují usnesení společníků, a které jsou proto považovány za inherentní kompetence ZW, které nelze delegovat na jiné orgány.

Mezi klíčové inherentní záležitosti ZW patří:

Schválení výroční správy, roční účetní závěrky a absolutoria členům orgánů: Projednání a schválení zprávy Zarządu o činnosti společnosti v daném účetním období a roční účetní závěrky a udělení absolutoria členům Zarządu a RN/KR, tj. schválení způsobu plnění povinností členů orgánů v daném účetním období – tyto otázky se projednávají na řádné valné hromadě, která se musí konat každoročně do konce června a spadají do její výlučné působnosti. Neudělení absolutoria členům volených orgánů je zásadním indikátorem absence důvěry společníků vůči danému členovi orgánu a může sloužit jako formální základ jeho odvolání nebo i pro potenciální vymáhání nároků společnosti na náhradu škody způsobené společnosti touto osobou při plnění funkce v daném orgánu.
Rozhodnutí o uplatnění nároků na náhradu škody vůči zakladatelům (společníkům), členům výkonného nebo kontrolních orgánů za škody způsobené při založení společnosti nebo při výkonu funkce;
Zcizení nebo pronájem celého podniku společnosti nebo jeho organizované části, popřípadě zřízení zástavního práva na nich. Jde o strategické majetkové dispozice – prodej či nájem podniku (či jeho části) vyžaduje vždy souhlas společníků.
Uzavření smlouvy o zápůjčce, úvěru, ručení nebo jiné obdobné smlouvy s členem Zarządu, RN, KR, prokuristou nebo likvidátorem – KSH tímto chrání společnost před střetem zájmů mezi zájmem člena výkonného orgánu a samotné společnosti.
Vrácení doplatků: Rozhodnutí o vrácení společníkům doplatků (dopłat), tj. příplatků společníků nad výši jejich vkladu do společnosti, pokud takové byly do společnosti společníky vloženy na základě znění společenské smlouvy a dřívějšího usnesení společníků.
Schválení holdingové smlouvy svěřující mateřské společnosti širší rámec kontrolních kompetencí nad její dceřinou společností;
Změna společenské smlouvy (včetně rozhodnutí o zvýšení nebo snížení základního kapitálu sp. z o.o.) –společenská smlouva může být měněna pouze na základě usnesení společníků přijatého formalizovaným způsobem, který popsán níže;
Usnesení o zrušení a likvidaci společnosti.

3.2. Delegovatelné a modifikovatelné kompetence

KSH poskytuje omezenou flexibilitu u některých okolností ve kterých je implicitně dle znění zákona nutný souhlas ZW. Například:

rozhodnutí o nabývání a zcizování nemovitostí, práva trvalého užívání (użytkowania wieczystego) nebo vlastnického podílu na nemovitosti standardně vyžaduje přijetí usnesení ZW, ale KSH umožňuje, aby společenská smlouva stanovila jinak, tj. může kompetenci na schválení tohoto právního úkonu přenést na RN nebo úplně vyloučit nutnost získání souhlasu jiného orgánu nežli samostatné rozhodnutí Zarządu o nabytí nebo zcizení nemovitosti (čl. 228 bod 4) KSH).
chce-li společnost zastoupena členy Zarządu nabýt nemovitý majetek či trvalý movitý majetek (zařízení) za cenu převyšující 1/4 základního kapitálu (nejméně však 50 000 PLN) v době do dvou let od založení společnosti, je nutný souhlas ZW (čl. 229 KSH) a v případě jeho absence je smlouva absolutně neplatná (čl. 17 §1 KSH). Nutnost získání souhlasu ZW v tomto období nemůže být a priori ve znění společenské smlouvy vyloučena pro všechny právní úkony, avšak společenská smlouva může specifikovat konkrétní právní úkony pro které souhlas nebude nutný, tj. může specifikovat, že na nabytí konkrétní nemovitosti nebo konkrétních movitostí ve výše uvedeném období nebude nutný souhlas ZW.
usnesení ZW je nutné k uzavření jakékoli transakce v hodnotě převyšující dvojnásobek základního kapitálu, ledaže společenská smlouva takovou povinnost výslovně vyloučí (čl. 230 KSH). V tomto případě však absence souhlasu ZW nezpůsobuje absolutní neplatnost právního úkonu albo pouze umožňuje společnosti vymáhat náhradu škody od členů Zarządu, pokud společnosti v souvislostí s danou transakcí vznikne škoda.

Tato modifikovatelnost je strategicky významná. Pokud se očekává dynamické nakládání s nemovitostmi (například u investičních nebo developerských společností) nebo movitostmi o značné majetkové hodnotě, je v zájmu rychlosti a efektivity podnikání vhodné pravidlo nutnosti získání souhlasu ZW k nabývání nebo zcizování nemovitostí ve smlouvě vyloučit a delegovat pravomoc v plném rozsahu na Zarząd, případně už ve společenské smlouvě definovat jaké movitosti / nemovitosti může společnost nabývat bez souhlasu ZW. Pokud by tyto pravidla nebyly ve smlouvě upraveny, každá taková transakce by vyžadovala často zdlouhavé formální přijetí usnesení ZW.

Společenská smlouva nebo usnesení ZW navíc mohou definovat další pravidla pro nakládání s trvalými aktivy sp. z o.o. (movitostmi / nemovitostmi) nebo provádění k jiných taxativně určených právních úkonů (čl. 228¹KSH), což v případě takové potřeby nebo zájmu společníků umožňuje přenést na ZW nebo RN detailní operativní kontrolu nad jednáním Zarządu v případě vybraných transakcí.

IV. PRÁVA A POVINNOSTI SPOLEČNÍKA A JEHO VLIV NA SPOLEČNOST

Postavení společníka (wspólnik) je určováno především výši jeho podílu (udział) a ustanoveními společenské smlouvy.

4.1. Základní princip rovnosti a majetková práva

KSH stanovuje základní princip rovnosti práv a povinností společníků (čl. 174 § 1 KSH), pokud zákon nebo společenská smlouva nestanoví jinak (např. vydáním podílů se kterými se pojí odlišná práva). Tato možnost smluvní modifikace je klíčová pro zavedení privilegií pro určité podíly nebo společníky.

S ohledem na výše uvedené, pokud společenská smlouva nestanoví jinak vliv společníka na společnost je přímo úměrný nominální hodnotě jím držených podílů, které obyčejně určují i počet jeho hlasů na ZW.

Základní majetková práva zahrnují právo na podíl na zisku (dividendu) úměrný výši vkladu do společnosti, pokud společenská smlouva nestanoví jinak. Společenská smlouva může s vybranými podíly pojit dodatečné právo na podíl na zisku ve výši představující maximálně 150% zisku připadajícího na „běžný“ podíl.

Primární povinností společníka je vkladová povinnost na pokrytí základního kapitálu, který dle klasické koncepce kapitálové společnosti tvoří zajištění pro věřitele společnosti, jelikož samotní společníci za závazky společností neručí. Další povinnosti, pokud mají být společníkům uloženy, musí být explicitně zakotveny ve společenské smlouvě. Těmito dalšími povinnostmi může být, např. poskytování služeb společnosti, zákaz konkurence, za tyto dodatečné povinnosti společenská smlouva může společníkovi přiznávat odměnu.

4.2. Korporátní práva: účast ZW, hlasování a kontrola

Korporátní práva zahrnují především právo na účast na ZW a právo hlasovat o přijetí usnesení ZW, což je hlavní nástroj strategického vlivu na chod společnosti.

Z pohledu českého investora je důležité si uvědomit, že čl. 174 KSH (rovnost práv) je v praxi iluzorní, pokud menšinový společník nebude aktivně využívat ochranných mechanismů stanovených zákonem nebo ve společenské smlouvě nebudou pro menšinové společníky ustanoveny dodatečná oprávnění. Pokud je podíl menšinový, čistě zákonná ochrana tvořená čl. 246 KSH, který ustanovuje nutnost získání kvalifikované většiny hlasů pro vybraná usnesení ZW nemusí stačit, jestliže většinový společník / společníci prosazují strategické kroky. Klíčem k udržení vlivu menšiny je proto zavedení smluvních ustanovení požadujících zvýšené kvórum (nezbytný počet společníků hlasujících o daném usnesení pro platné přijetí usnesení), specificky zvýšené kvalifikované většiny hlasů pro vybraná usnesení nebo právo veta u vybraných strategických rozhodnutí (přičemž toto právo nemůže narušovat níže popsanou zásadu maximálního počtu 3 násobku hlasů společníka na ZW nad výši obchodního podílu).

Společenská smlouva může také vybraným společníkům přiznávat větší počet hlasů na ZW než vyplývá bezprostředně z výše jejich obchodního podílu, přičemž toto privilegování společníka mu nemůže dávat větší počet hlasů nežli trojnásobek počtu vyplývajícího z výše jeho obchodního podílu.

Každý společník sp. z o.o. má zákonné právo kontrolovat činnost společnosti. Podle čl. 212 §1 KSH platí, že každý společník může kdykoliv nahlížet do účetních knih a dokumentů společnosti a požadovat od jednatelů vysvětlení k různým záležitostem společnosti. Jednatelé jsou povinni společníkovi informace poskytnout, ledaže by existovalo podezření, že společníkovi jde o zneužití informací v neprospěch společnosti čímž by jí mohl způsobit značnou škodu; v takovém případě mohou jednatelé odmítnout informaci společníkovi poskytnout, ale společník může trvat na projednání svého požadavku ZW (to rozhodne, zda mu informace mají být zpřístupněny), a pokud ZW odmítne umožnění výkonu kontrolních práv společníka, ten se svých práv může domáhat soudně. Kromě toho mají společníci právo nahlížet do rejstříku společníků (księga udziałów) a požadovat vydání výpisu, čemuž Zarząd může vyhovět, avšak Zarząd není ze zákona povinen.

Pokud společnost zřídila RN nebo KR, individuální kontrolní právo společníků může být ve společenské smlouvě omezeno nebo i zcela vyloučeno, přičemž právo nahlížení do rejstříku společníků omezit ani vyloučit nelze.

Společníci, kteří disponují alespoň 1/10 základního kapitálu, mohou požadovat svolání mimořádného ZW k projednání jimi navržených záležitostí. Zarząd je v takovém případě povinen ZW svolat (a to nejpozději do 2 týdnů od doručení žádosti). Společenská smlouva může toto právo přiznat i společníkům, kteří mají menší účast na základním kapitálu.

KSH přiznává společníkům právo napadat usnesení ZW u soudu, pokud jsou v rozporu se zákonem nebo společenskou smlouvou, zájmem společnosti či dobrými mravy.

V. ZASTUPOVÁNÍ SPOLEČNÍKŮ NA ZW NA ZÁKLADĚ PLNÉ MOCI – RIZIKO FORMALISMU

Společník se může účastnit na valné hromadě společníků – Zgromadzeniu Wspólników, osobně nebo prostřednictvím zmocněnce. Polský KSH striktně reguluje zastupování společníků zmocněncem (pełnomocnik) na ZW, což je upraveno v čl. 243 KSH, přičemž společenská smlouva může omezit možnost účasti na ZW prostřednictvím zmocněnce, nemůže však toto právo společníka úplně vyloučit, tj. společenská smlouva může vyžadovat, např. aby zmocněncem jednoho společníka byl jiný společník společnosti nebo aby zmocněncem byl advokát.

KSH v čl. 243 §3 stanoví, že zmocněncem společníka na ZW nemůže být člen Zarządu společnosti ani její zaměstnanec, čímž předchází potenciálnímu střetu zájmů zmocněnce a společníka.

5.1. Možnost zastoupení a formální požadavky (čl. 243 KSH)

Společník se může nechat na ZW zastupovat zmocněncem. Zásadním požadavkem je forma: plná moc musí být udělena v písemné formě pod sankcí neplatnosti. Písemná forma je absolutně nezbytná; neformální dokumenty nebo elektronická komunikace bohužel nestačí. Navíc, kopie písemné plné moci by měla být přiložena k zápisu z ZW. Jelikož v souladu s čl. 78¹ §2 kodeks cywilny (k.c., polský občanský zákoník) je elektronická forma dokumentu opatřeného kvalifikovaným elektronickým podpisem ekvivalentní jako písemná forma právního úkonu, v komentářové literatuře se uvádí, že plná moc pro zastupování na ZW může být udělena také v elektronické formě s kvalifikovaným elektronickým podpisem.

Je však nutno podotknout, že někteří notáři při plnění svých kontrolních povinností při sepisování notářských zápisů z ZW obsahujících jednotlivé usnesení (notářské zápisy z ZW jsou nezbytné v případě ZW na kterých předmětem je změna společenské smlouvy), vystupují nad rámec zákona a požadují, aby plná moc pro zastupování společníka byla opatřena notářsky nebo úředně ověřeným podpisem (přičemž v případě vyhotovení tohoto ověření podpisu českým notářem nebo úřadem je nutno zajistit i úřední překlad ověřovací doložky). Notáři také ověřují totožnost zmocněnců na základě jejich dokladů totožnosti, tj. ověřují zda např. číslo občanského průkazu zmocněnce předloženého notáři souhlasí s číslem uvedeným na plné moci.

5.2. Rozsah plné moci a instrukce k hlasování

Je nutné odlišovat plnou moc k pouhé účasti na ZW od plné moci opravňující zmocněnce i k hlasování. Jelikož zákon neupravuje rozsah plné moci, je široce akceptováno stanovisko, že pokud plná moc nestanoví jinak, je zmocněnec oprávněn jak k účasti, tak k hlasování na ZW. Avšak za účelem vyloučení veškerých pochybností a případného nepřipuštění zmocněnce k hlasování o jednotlivých usneseních předsedou ZW, je na místě v plné moci detailně specifikovat rozsah plné moci a jasně uvést, že zmocněnec je oprávněn hlasovat v konkrétních záležitostech, přebírat a podepisovat dokumenty předkládané společníkům na ZW k podpisu.

Společník může v plné moci specifikovat také, jakým způsobem má zmocněnec hlasovat pro jednotlivé body programu ZW. Tato možnost poskytuje zahraničnímu investorovi nezbytnou kontrolu nad způsobem hlasování, aniž by musel být sám fyzicky přítomen na ZW (v případě investora fyzické osoby) nebo aby musel zajišťovat fyzickou přítomnost členů svého statutárního orgánu (v případě investora právnické osoby). Porušení instrukcí k hlasování zmocněncem nicméně nemá vliv na platnost usnesení ZW, jde o interní ujednání mezi společníkem a jeho zmocněncem, a tedy společník bude moci pouze vymáhat potenciální náhradu škody od samotného zmocněnce.

Je proto možno doporučit, aby investor nepoužíval obecné plné moci, ale vždy připravoval specifické, detailně vymezené plné moci pro každé jednotlivé ZW, což minimalizuje riziko diskrece zmocněnce a zajišťuje platnost hlasování.

VI. ROZHODOVÁNÍ NA ZW: VĚTŠINY HLASŮ A ZVLÁŠTNÍ KVORA

Usnesení ZW jsou přijímána formou uchwał, tj. usnesení. KSH rozlišuje mezi běžnými usneseními, pro přijetí kterých je nutná absolutní většina hlasů a „kvalifikovanými / strategickými usneseními“ pro přijetí kterých je nezbytná kvalifikovaná většina hlasů.

Pokud společenská smlouva neupravuje jinak, usnesení ZW je platné a účinné nezávisle od toho, kolik společníků společnosti o něm hlasovalo, tj. KSH neustanovuje žádné kvorum pro účinné přijetí usnesení (kromě situací, kdy je přijímáno usnesení o fúzi / rozdělení / přeměně společnosti, kdy KSH kvorum výslovně upravuje). Kvorum je však možno sjednat v rámci společenské smlouvy. Nesmí se však zajít příliš daleko, odborná literatura uvádí, že ustanovení zakládající nutnost účasti 100% hlasů jako kvora, by soud mohl shledat neplatným pro rozpor s povahou kapitálové společnosti, jelikož významně omezuje rozhodovací flexibilitu ZW a princip většinového rozhodování. Při formulování rozhodovacích mechanizmů ZW ve společenské smlouvě je tedy nutno jednat rozvážně a mít na paměti judikaturu rejstříkových soudů.

KSH ve specifických případech vyžaduje přítomnost všech společníků při přijetí usnesení ZW, a to v případě

„neformální“ valné hromady, tj. ZW, které se koná bez řádného svolání společníků na základě pozvánek;
přijímání usnesení, které nebylo uvedeno v programu ZW uvedeném v pozvánce na ZW.

Společník nesmí hlasovat osobně ani přes zmocněnce, pokud ZW rozhoduje o otázce jeho odpovědnosti vůči společnosti, o zániku jeho funkce v orgánu, zániku jeho závazku vůči společnosti, či v jiných střetech zájmů – v takových případech je vyloučen z hlasování

6.1. Standardní Rozhodování: absolutní většina (čl. 245 KSH)

Pro většinu usnesení ZW, tj. pokud zákon nebo společenská smlouva nestanoví jinak, je vyžadována absolutní většina odevzdaných hlasů.

Absolutní většina je splněna, pokud pro usnesení bylo odevzdáno více hlasů „PRO“ než hlasů „PROTI“, přičemž hlasy odevzdané jako „zdržující se od hlasování“ jsou zohledňovány jako hlasy „PROTI“, jelikož zákon stanoví, že „absolutní většina, tj. více nežli polovina odevzdaných hlasů“. Společenská smlouva může tento požadavek zpřísnit, vyžadováním kvalifikované většiny, např. 2/3, pro veškerá standartní usnesení, pro které zákon nevyžaduje přísnější většinu.

Standartní přijímání usnesení absolutní většinou hlasů se použije zejména při rozhodování o typických usneseních na programu řádné valné hromady, tj. usnesení o schválení výroční správy, roční účetní závěrky, absolutoria členů orgánů, rozdělení zisku, odvolání / jmenování orgánů, atd.

6.2. Usnesení vyžadující kvalifikovanou většinu hlasů (čl. 246 KSH)

Čl. 246 KSH vyžaduje kvalifikovanou většinu pro klíčová strategická rozhodnutí, a tato kvalifikovaná většina je ustanovena za účelem ochrany společníků (zejména menšinových) a struktury společnosti.

KSH v semi-imperativním čl. 246 KSH uvádí přijetí následující kvalifikované většiny hlasů:

Většina 2/3 hlasů – 66% (v tomto případě společník s podílem vyšším než 33,33% drží blokační menšinu):
1. Změna společenské smlouvy (upozornění: pokud usnesením o změně společenské smlouvy budou omezeny práva společníka anebo mu budou uloženy dodatečné povinnosti, pro přijetí takového usnesení o změně společenské smlouvy je nutný souhlas společníka, kterého se tyto změny týkají – čl. 246 §3 KSH);
2. Zrušení společnosti a zahájení likvidace (kromě případu, kdy rozvaha společnosti vykazuje ztrátu převyšující součet neobligatorních fondů společnosti a polovinu základního kapitálu – v tomto případě stačí pouze absolutní většina);
3. Souhlas s převodem podniku nebo jeho zorganizované části;
Většina 3/4 hlasů – 75% (v tomto případě společník s podílem vyšším než 25% drží blokační menšinu):

Změna předmětu podnikání společnosti významným způsobem (půjde zejména o případy úplné změny dosavadního odvětví podnikání na zcela jiné, nikoli drobné rozšíření či úpravy formulace předmětu podnikání).

Ustanovení čl. 246 §1 a §2 KSH je semi-imperativní, a tak společníci ve společenské smlouvě mohou stanovit přísnější požadavky k přijetí výše uvedených usnesení, např. pro dosažení vyšší kontroly nad zásadními změnami ve společnosti nebo za účelem ochrany menšinových společníků.

Je nutno také podotknout, že pro přijetí usnesení ZW uvedených v bodech „1) písm. a), b)“ a „2) písm. a)“ je nezbytné vyhotovení notářského zápisu ze ZW a umístění předmětných usnesení v tomto zápisu.

Dále KSH upravuje „specifické většiny hlasů“ pro specifické typy usnesení, a činí to kogentně:

Většina 3/4 hlasů – 75%

Fúze společnosti s jinou sp. z o.o. (čl. 506 KSH);
Rozdělení společnosti (čl. 541 §1 a 2 KSH);
Přeměna sp. z o.o. na S.A. (čl. 577 §1)

Dodatečně je požadováno kvorum 1/2 základního kapitálu.

Souhlas všech společníků je nezbytný:

Usnesení přijímané písemně mimo ZW – per rollam (čl. 227 §2 KSH);
Usnesení o další existenci společnosti po přijetí usnesení o jejím zrušení a zahájení likvidace (čl. 273 KSH);
Omezení nebo vyloučení kontrolních práv společníků (čl. 246 §3 KSH).

Je nutno zdůraznit, že v případě omezení práv společníků nebo uložení jim dodatečných povinností v usnesení o změně společenské smlouvy, dotčení společníci musí souhlasit s jeho přijetím (čl. 246 §3 KSH). Tedy v případě změny společenské smlouvy uložení společníkům povinnosti splacení doplatků nad výši vkladů je nutný souhlas všech společníků, nebo v případě uložení společníkovi dodatečných povinnosti v podobě poskytování služeb společnosti (úplatně nebo bezúplatně), je nutný souhlas daného společníka.

VII. Procedura změny společenské smlouvy (Umowa Spółki) – Zvýšená Formalita

Procedura změny Umowy Spółki sp. z o.o. je v polském právu značně formalizová a vyžaduje notářskou intervenci, a to za účelem ochrany struktury společnosti před neautorizovanými změnami.

7.1. Etapy a formální požadavky

Změna smlouvy vyžaduje usnesení ZW přijaté kvalifikovanou většinou (standardně 2/3). Klíčovým formálním požadavkem je, že usnesení o změně smlouvy musí být obsaženo v zápisu vyhotoveném notářem (akt notarialny). Toto je zásadní formální požadavek polského KSH, jehož opomenutí vede k automatické absolutní neplatnosti usnesení o změně společenské smlouvy.

Specifikou ZW o změně společenské smlouvy je také způsob formálního svolání, tj. pokud se ZW nekoná za přítomnosti všech společníku bez nutnosti vyhotovování formálních pozvánek, tj. je formální svoláváno na pozvánkách musí být uvedeny informace o zásadních aspektech navrhovaných změn společenské smlouvy.

Na ZW, které mění smlouvu, může být společník zastoupen zmocněncem. Zmocněnec by měl mít plnou moc, která mu umožňuje hlasovat k daným bodům programu, s možností, aby společník specifikoval, jak má zmocněnec hlasovat ohledně jednotlivých změn. Notář následně ověřuje oprávnění zmocněnce.

Změna společenské smlouvy nabývá účinnosti až zápisem do polského Obchodního rejstříku (KRS). Zarząd má povinnost podat návrh na zápis změn. Lhůta pro podání návrhu je 6 měsíců v tradičním „písemném“ soudním řízení, ale pouze 7 dní, pokud byla společnost založena prostřednictvím elektronického systému S24. Pokud návrh na zápis změny společenské smlouvy není podán ve výše uvedeném termínu, usnesení ZW o změně společenské smlouvy pozbývá platnosti – tj. po uplynutí tohoto termínu je nutno znova svolat ZW a přijmout nové usnesení o změně společenské smlouvy.

VIII. Závěr a Doporučení: Proč je profesionální poradenství v Polsku nezbytné?

Polské korporátní právo je charakteristické svou přísnou formálností, příkladem může být ustanovení čl. 234 KSH, které stanoví, že ZW se konají pouze v sídle společnosti, pokud společenská smlouva nestanoví jinak, přičemž ZW se mohou konat i v jiném místě na území Polska, pokud s tímto budou písemně souhlasit všichni společníci. Porušením tohoto předpisu vznikne stav napadnutelnosti usnesení ZW, kdy jednotliví společníci a členové orgánů budou moci soudně požadovat zrušení usnesení. Chyby ve svolání a řízení ZW, nesprávné udělení plné moci nebo opomenutí notářského protokolu však mohou vést i k absolutní neplatnosti usnesení ZW což může vyústit v ohrožení plynulého chodu a obchodní stability společnosti a ohrozit investiční záměr společníka.

V případě komplikované struktury investorů je na místě implementovat různé ochranné mechanismy a zejména ochranné mechanizmy pro menšinové podíly.

Naopak, v případě, že český subjekt vstupuje do polské sp. z o.o. jako většinový investor spolu s menšinovými investory, kterým nedůvěřuje, je účelné implementovat mechanizmy, které těmto menšinovým subjektům znemožní blokování řádného chodu společnosti.

Naše advokátní kancelář nabízí komplexní podporu při řešení korporátních záležitostí v Polsku, která minimalizuje rizika plynoucí z rozdílů mezi polským a českým právním prostředím:

Audit společenské smlouvy – Umowa Spółki: Posouzení a úprava stávajících společenských smluv s cílem posílit smluvní ochranu českých společníků.
Příprava ZW a dokumentace: Zajištění procedurální bezchybnosti při svolávání ZW a příprava právně validních plných mocí s hlasovacími instrukcemi, aby bylo zajištěno, že jak hlasy českého investora tak i samotné usnesení ZW budou platné a účinné.
Příprava řádných ročních ZW a zastoupení společníka na nich;
Reprezentace ve sporech: Poskytnutí služby ad hoc zmocněnce společnosti při uzavírání smluv a při sporech mezi členy Zarządu a samotnou společností (čl. 210 KSH), právní zastoupení společnosti v soudních řízeních, řízeních o neplatnosti usnesení ZW, atd.
Audity a compliance.

Doporučujeme nepodceňovat formální náležitosti KSH a zajistit si odbornou právní asistenci pro zajištění právní jistoty a kontroly nad vašimi polskými investicemi.