Od roku 2026 swoje życie zaczyna Krajowy System e-Faktur, znany bardziej pod skrótem KSeF. Uruchomienie systemu było wprawdzie wielokrotnie odkładane, jednakże jego start staje się faktem.
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w Polsce muszą przygotować się do nowego wymogu wystawiania i odbierania faktur. Taki wymóg może dotyczyć także przedsiębiorców zagranicznych.
1. TIMELINE
Znowelizowana ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza obowiązek wystawiania ustrukturyzowanych faktur, ustawodawca zdecydował jednak o rozłożeniu w czasie obowiązku w zależności od wielkości przedsiębiorstwa podatnika.
Terminy obowiązku wystawiania faktur w KSeF będą następujące:
- od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży przekroczyła 200 000 000 zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł.
Mniejsi przedsiębiorcy mogą żyć w przeświadczeniu, że KSeF będzie ich dotyczyć w późniejszym terminie. De facto KSeF może jednak objąć od 1 lutego 2026 r. znacznie szerszą grupę podatników, a to z powodu wymogu odbierania faktur.
Przykładowo, jeżeli wystawcą faktury jest podmiot, który jest zobowiązany do stosowania KSeF od 1 lutego a odbiorcą faktury jest podmiot, który będzie stosować KSeF dopiero od 1 kwietnia, to odbiorca i tak otrzyma fakturę w KSeF
Aktualnie, KSeF znajduje się w końcówce fazy przedprodukcyjnej. 15 listopada 2025 r. zostanie udostępniona do przetestowania aplikacja, która domyślnie ma być wykorzystywana do wystawiania faktur.
Ministerstwo finansów dodatkowo udostępniło API, który umożliwi integrację i automatyzację KSeF z prywatnym oprogramowaniem.
2. KTO MUSI WYSTAWIAĆ FAKTURY W KSEF
Obowiązek stosowania KSeF dotyczy, zgodnie z ustawą o VAT, podatników, tj. osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej oraz osób fizycznych, wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą.
Podsumowując, zobowiązanym do stosowania KSeF jest każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a to bez względu na to czy jest czynnym podatnikiem VAT albo korzysta ze zwolnienia z VAT.
W przypadku wystawienia faktury na podatnika zagranicznego, także należy skorzystać z fakturowania w KSeF, w takim wypadku musimy zagranicznemu kontrahentowi udostępnić wizualizację faktury.
3. KTO NIE MUSI UŻYWAĆ KSEF
Pewni przedsiębiorcy nie będą musieli korzystać z KSeF, jednak zgodnie z ustawą o VAT, lista takich wyjątków jest zamknięta i dotyczy jedynie wystawiania faktur:
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
- przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
- na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
- w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT;
- przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT.
Z powyższego wynika, że zagraniczni przedsiębiorcy będą musieli stosować KSeF, jeżeli są zarejestrowani do VAT i posiadają siedzibę działalności gospodarczej, lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.
Wyjątkowo, zagraniczni przedsiębiorcy mogą pominąć KSeF jeżeli stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę. Nie stoi to jednak na przeszkodzie temu by stosowali KSeF dobrowolnie.
Stałe miejsce prowadzenia działalność nie jest pojęciem ściśle określonym i należy go weryfikować osobno w każdym przypadku. Przykładowo takim stałym miejscem prowadzenia działalności może być biuro albo magazyn.
4. UZYSKANIE DOSTĘPU DO KSeF
Faktury w KSeF mogą wystawiać tylko uwierzytelnione podmioty. Dla uzyskania dostępu do systemu należy się zatem uwierzytelnić, w tym celu można użyć np. profilu zaufanego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mogą uwierzytelnić się bezpośrednio w systemie bez składania dodatkowych dokumentów.
Inne podmioty, np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, muszą złożyć we właściwym urzędzie skarbowym dokument rejestracyjny ZAW-FA, w celu dodania do systemu numeru PESEL (np. członka zarządu). Osoba wskazana w dokumencie rejestracyjnym następnie uwierzytelnia się w KSeF standardową formą.
Uwierzytelnione podmioty mogą upoważniać dalsze osoby, przykładowo swoich pracowników. Taka osoba, także musi posiadać numer PESEL oraz uwierzytelnić się podczas logowania do systemu. Na dzień dzisiejszy tak upoważniona osoba musi posiadać podpis elektroniczny (profil zaufany nie wystarczy).
5. WYSTAWIANIE FAKTUR W KSEF
Faktura wystawiona z użyciem KSeF jest tzw. fakturą ustrukturyzowaną, zgodną ze strukturą logiczną FA(3) i jej cechą szczególną jest jej format XML, jednakże wszelkie wymogi formalne dotyczące elementów faktur pozostają dalej ważne.
Należy pamiętać, że tylko faktura wystawiona w KSeF jest fakturą w rozumieniu przepisów prawa podatkowego, z zastrzeżeniem wyjątków wskazanych powyżej.
Faktury są wystawanie w czasie rzeczywistym a datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF, chyba że to data późniejsza, to wtedy data wskazana w polu P1 faktury.
KSeF sprawdza tylko: a) poprawność semantyczną b) uprawnienia wystawcy.
Ingerowanie w fakturę, która została już wystawiona, nie jest możliwe i obojętnym jest czy chodzi o błędy w zakresie wysokości podatku albo literówki. Jeżeli chcemy zatem poprawić wystawioną fakturę, to MUSIMY wystawić fakturę korygującą.
6. TRYBY NADZWYCZAJNE WYSTAWIANIA FAKTUR
Ustawodawca przewidział możliwość wystąpienia pewnych przerw w dostępności KSeF i dlatego umożliwił 4 nadzwyczajne tryby wystawiania faktur.
- tryb „awaria całkowita”
Tryb na wypadek sytuacji nadzwyczajnych takich jak wojna, kataklizmy itp.
Tryb jest dostępny tylko jeżeli ministerstwo finansów wyda stosowny komunikat.
Wtedy możemy wystawiać faktury papierowe/elektroniczne jak dotychczas. - tryb „awaryjny”
Tryb na wypadek nieplanowanych awarii KSeF.
Tryb jest dostępny tylko jeżeli ministerstwo finansów wyda stosowny komunikat.
W takim wypadku fakturę należy wystawić zgodnie ze strukturą logiczną obowiązującą w KSeF.
W terminie 7 dni po ustaniu awarii należy taką fakturę przesłać do KSeF. - Tryb „offline”
Tryb na wypadek zaplanowanych niedostępności KSeF.
Tryb jest dostępny tylko jeżeli ministerstwo finansów wyda stosowny komunikat.
W takim wypadku fakturę należy wystawić zgodnie ze strukturą logiczną obowiązującą w KSeF
W terminie 1 dnia po zakończeniu niedostępności należy taką fakturę przesłać do KSeF. - Tryb „offline24”
Tryb, z którego możemy skorzystać w przypadku wystąpienia trudności po stronie wystawcy np. awaria Internetu.
Ten tryb nie wymaga dodatkowych notyfikacji.
W takim wypadku fakturę należy wystawić zgodnie ze strukturą logiczną obowiązującą w KSeF.
Fakturę należy do KSeF wysłać niezwłocznie – najpóźniej w następnym dniu roboczym.
7. ODBIERANIE FAKTUR
Jak zostało wskazane powyżej KSeF służy także do odbierania faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną w dniu przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego.
W przypadku gdy fakturze nie został jeszcze nadany numer indentyfikacyjny, możliwe jest wydanie nabywcy potwierdzenia transakcji. Taki dokument nie jest fakturą sensu stricto, zawiera jednak dane sprzedawcy, dane nabywcy, kwotę należności ogółem, dwa kody QR/linki. Kody QR/linki służą do weryfikacji faktury oraz wystawcy.
W przypadku gdy faktura już ma numer identyfikujący, wystawca może wydać także wizualizację takiej faktury. Ten sposób jest także domyślnym sposobem dla przekazywania faktur podmiotom, które nie stosują KSeF, np. podmiotom zagranicznym. Taka wizualizacja także posiada kod QR służący do jej weryfikacji.
8. OPŁACANIE FAKTUR
Od 1 stycznia 2027 r. nabywca towaru lub usługi będący podatnikiem czynnym, dokonujący płatności będzie zobowiązany podawać przy przelewie numer identyfikacyjny faktury.
Jeżeli podatnik otrzymał kilka faktur od jednego dostawcy może w KSeF wygenerować zbiorczy identyfikator, który obejmuje kilka takich faktur. W takim wypadku podczas płatności podaje się zbiorczy identyfikator zamiast większej ilości numerów identyfikacyjnych.
9. SANKCJE
W przypadku niestosowania KSeF zostały przewidziane sankcje. Na podatnika może zostać nałożona kara w wysokości do 100% VAT wykazanego na fakturze, ewentualnie 18,7% kwoty na fakturze, w przypadku faktur bez wykazanego VAT.
Przepisy uprawniające do nałożenia sankcji związanych z KSeF wchodzą w życie z opóźnieniem, w dniu 1 stycznia 2027 r.