Od roku 2026 začíná fungovat v Polsku Národní systém elektronických faktur, známý spíše pod zkratkou KSeF. Spuštění systému bylo sice několikrát odloženo, ale jeho start se stává skutečností.
Podnikatelé působící v Polsku se musí připravit na nové požadavky týkající se vystavování a přijímání faktur. Tyto požadavky se mohou týkat i zahraničních podnikatelů.
1. TIMELINE
Novelizovaný zákon o dani z přidané hodnoty zavádí povinnost vystavovat strukturované faktury, zákonodárce však rozhodl o rozložení této povinnosti v čase v závislosti na velikosti podniku daňového poplatníka.
Termíny povinnosti vystavování faktur v KSeF budou následující:
- od 1. února 2026 pro podnikatele, u nichž hodnota prodeje překročila 200 000 000 PLN,
- od 1. dubna 2026 pro ostatní podnikatele,
- od 1. ledna 2027 pro podnikatele, jejichž hodnota prodeje nepřesahuje 10 000 zł.
Menší podnikatelé mohou žít v přesvědčení, že KSeF se jich bude týkat až v pozdější době. Ve skutečnosti však může KSeF od 1. února 2026 zahrnovat mnohem širší skupinu daňových poplatníků, a to z důvodu požadavku na přijímání faktur.
Například pokud je vystavitelem faktury subjekt, který je povinen používat KSeF od 1. února, a příjemcem faktury je subjekt, který bude KSeF používat až od 1. dubna, příjemce i tak obdrží fakturu v KSeF.
V současné době, se KSeF nachází v závěrečné fázi předvýrobní přípravy. 15. listopadu 2025 bude k dispozici k testování aplikace, která má být standardně používána k vystavování faktur.
Ministerstvo financí navíc zpřístupnilo API, které umožní integraci a automatizaci KSeF s vlastním softwarem.
2. KDO MUSÍ VYSTAVOVAT FAKTURY V KSEF
Povinnost používat KSeF se podle zákona o DPH vztahuje na daňové poplatníky, tj. právnické osoby, organizační jednotky bez právní subjektivity a fyzické osoby, které samostatně vykonávají podnikatelskou činnost.
Lze říci, že povinnost používat KSeF má každý subjekt provozující podnikatelskou činnost, a to bez ohledu na to, zda je aktivním plátcem DPH nebo využívá osvobození od DPH.
V případě vystavení faktury zahraničnímu poplatníkovi je rovněž nutné využít fakturaci v KSeF, v takovém případě musíme zahraničnímu smluvnímu partnerovi poskytnout vizualizaci faktury.
3. KDO NEMUSÍ POUŽÍVAT KSEF
Někteří podnikatelé nebudou muset používat KSeF, avšak podle zákona o DPH je seznam těchto výjimek uzavřený a týká se pouze vystavování faktur:
- daňovým poplatníkem, který nemá sídlo ani stálou provozovnu na území Polska;
- daňovým poplatníkem, který nemá sídlo podnikání na území Polska, ale má stálou provozovnu na území Polska, přičemž tato stálá provozovna se nepodílí na dodávce zboží nebo poskytování služeb, pro které byla vystavena faktura;
- daňovým poplatníkem využívajícím zvláštní režimy uvedené v oddíle XII kapitolách 7, 7a a 9 zákona o DPH, které dokumentují činnosti vyúčtované v těchto režimech;
- ve prospěch kupujícího zboží nebo služeb, který je fyzickou osobou nevykonávající podnikatelskou činnost;
- v případě řádně zdokumentovaných dodávek zboží nebo poskytování služeb, stanovených v předpisech vydaných na základě článku 106s zákona o DPH;
- daňovým poplatníkem využívajícím osvobození od daně podle čl. 113a odst. 1 zákona o DPH.
Z výše uvedeného vyplývá, že zahraniční podnikatelé budou muset používat KSeF, pokud jsou registrováni k DPH a mají sídlo podnikání nebo stálou provozovnu v Polsku.
Výjimečně mohou zahraniční podnikatelé KSeF nepoužít, pokud jejich stálá provozovna není zapojena do dodávky zboží nebo poskytování služeb, pro které byla faktura vystavena. To však nebrání tomu, aby KSeF používali dobrovolně.
Stálá provozovna není přesně definovaným pojmem a je třeba ji v každém případě posuzovat individuálně. Stálou provozovnou může být například kancelář nebo sklad.
Pokud jste tedy v Polsku registrováni k DPH, měli byste mít na paměti výše uvedenou povinnost.
4. VYSTAVOVÁNÍ FAKTUR V KSEF
Faktura vystavená pomocí KSeF je tzv. strukturovaná faktura, která odpovídá logické struktuře FA(3) a její zvláštností je formát XML, avšak všechny formální požadavky týkající se prvků faktur zůstávají i nadále v platnosti.
Je třeba mít na paměti, že pouze faktura vystavená v KSeF je fakturou ve smyslu daňových předpisů, s výjimkou výše uvedených případů.
Faktury jsou vystavovány v reálném čase a datem vystavení faktury je datum jejího odeslání do KSeF, pokud není pozdější, pak je to datum uvedené v poli P1 faktury.
KSeF kontroluje pouze: a) sémantickou správnost b) oprávnění vystavovatele.
Změna již vystavené faktury není možná, a to bez ohledu na to, zda se jedná o chybu ve výši daně nebo o překlep. Pokud tedy chceme opravit vystavenou fakturu, MUSÍME vystavit opravnou fakturu.
5. MIMOŘÁDNÉ REŽIMY VYSTAVOVÁNÍ FAKTUR
Legislativa předpokládá možnost výskytu určitých výpadků v dostupnosti KSeF, a proto umožňuje 4 mimořádné způsoby vystavování faktur.
- režim „úplná porucha” („awaria całkowita“)
Režim pro mimořádné situace, jako je válka, živelné katastrofy atd.
Režim je k dispozici pouze v případě, že ministerstvo financí vydá příslušné oznámení
V takovém případě můžeme vystavovat papírové/elektronické faktury jako dosud - režim „porucha” („awaria“)
Režim pro případ neplánovaných výpadků KSeF.
Režim je k dispozici pouze v případě, že ministerstvo financí vydá příslušné oznámení.
V takovém případě je třeba vystavit fakturu v souladu s logickou strukturou platnou v KSeF.
Do 7 dnů po skončení výpadku je třeba takovou fakturu zaslat do KSeF. - režim „offline”
Režim pro případ plánované odstávky KSeF.
Režim je k dispozici pouze v případě, že ministerstvo financí vydá příslušné oznámení.
V takovém případě je třeba vystavit fakturu v souladu s logickou strukturou platnou v KSeF.
Do 1 dne po skončení odstávky je třeba takovou fakturu zaslat do KSeF. - režim „offline24”
Režim, který můžeme využít v případě potíží na straně vystavovatele, např. výpadku internetu.
Tento režim nevyžaduje žádné doplňující oznámení.
V takovém případě je třeba fakturu vystavit v souladu s logickou strukturou platnou v KSeF.
Fakturu je třeba zaslat do KSeF neprodleně, nejpozději následující pracovní den.
6. PŘEBÍRÁNÍ FAKTUR
Jak bylo uvedeno výše, KSeF slouží také k přijímání faktur. Strukturovaná faktura se považuje za doručenou v den, kdy jí bylo v systému přiděleno identifikační číslo.
V případě, že faktuře ještě nebylo přiděleno identifikační číslo, je možné vydat kupujícímu potvrzení o transakci. Takový dokument není fakturou v pravém slova smyslu, obsahuje však údaje o prodávajícím, údaje o kupujícím, celkovou cenu a dva QR kódy/odkazy. QR kódy/odkazy slouží k ověření faktury a vystavitele.
Pokud faktura již má identifikační číslo, vystavitel může také vydat vizualizaci takové faktury. Tento způsob je také výchozím způsobem pro předávání faktur subjektům, které nepoužívají KSeF, např. zahraničním subjektům. Taková vizualizace má také QR kód sloužící k její verifikaci.
7. ÚHRADA FAKTUR
Od 1. ledna 2027 bude kupující povinen zboží nebo služby, který je aktivním daňovým poplatníkem a provádí platbu, uvést při úhradě identifikační číslo faktury.
Pokud daňový poplatník obdržel několik faktur od jednoho dodavatele, může v KSeF vygenerovat souhrnný identifikátor, který zahrnuje několik takových faktur. V takovém případě se při platbě uvádí souhrnný identifikátor namísto většího počtu identifikačních čísel.
8. SANKCE
V případě nepoužívání KSeF jsou stanoveny sankce. Daňovému poplatníkovi může být uložena pokuta ve výši až 100 % DPH uvedené na faktuře, případně 18,7 % částky na faktuře v případě faktur bez DPH.
Právní předpisy opravňující k ukládání sankcí souvisejících s KSeF vstupují v platnost se zpožděním, a to dne 1. ledna 2027 r.