V dnešní době je již běžné, že Češi nebo právnické osoby se sídlem v Česku jsou společníky polských obchodních společnosti, a to zejména sp. z o.o. v Polsku (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, zkráceně sp. z o.o., obdoba české s.r.o.).
Jak to ve světě byznysu bývá, i v polských společnostech může nastat náhlá potřeba vyměnit člena statutárního orgánu sp. z o.o., pokud jeho stávající členové neplní své povinnosti nebo nesplňují očekávání, které mají společníci ohledně fungování společnosti.
Tento informační přehled popisuje, jak postupovat při změně člena statutárního orgánu polské sp. z o.o., a to ve dvou možných scénářích:
- Společnost bez dozorčí rady: člena statutárního orgánu jmenuje a odvolává přímo valná hromada společníků.
- Společnost s dozorčí radou: člena statutárního orgánu jmenuje a odvolává dozorčí rada (na základě úpravy ve společenské smlouvě společnosti).
Níže vysvětlíme kroky potřebné ke svolání mimořádné valné hromady, formální požadavky na pozvánku, požadované kvórum a většinu hlasů pro přijetí rozhodnutí o změně člena statutárního orgánu, a nakonec postup zápisu předmětných změn ve společnosti do polského obchodního rejstříku (KRS – Krajowy Rejestr Sądowy).
Na úvod je nutné definovat název statutárního orgánu v polské sp. z o.o., která je ekvivalentem české společnosti s ručením omezeným, tj. pojem jednatele / představenstva sp. z o.o. Jelikož polský zákoník obchodních korporací ustanovuje statutární orgán sp. z o.o. jako organ většinově kolektivní (i když připouští existenci jednočlenného statutárního orgánu sp. z o.o.), v tomto článku budeme statutární orgán polské sp. z o.o. nazývat představenstvem, jelikož v české právní úpravě a právnickém slovníku představenstvo je typickým příkladem kolektivního statutárního orgánu.
Právní rámec pro jmenování a odvolání člena představenstva sp. z o.o.
V Polsku obecně platí, že člen představenstva je jmenován a odvoláván usnesením valné hromady společníků, pokud společenská smlouva sp. z o.o. nestanoví jinak. Společenská smlouva může v určitých případech tuto pravomoc svěřit dozorčí radě (pokud je zřízena) a také přímo společníkovi – konkrétní osobě uvedené ve společenské smlouvě (která může tímto být oprávněná k jmenování jednoho nebo i více členů představenstva) anebo právo jmenování člena představenstva může být spojeno s vybraným balíčkem obchodních podílů ve společnosti (tzv. privilegované podíly).
Standardně tedy o obsazení a změnách ve statutárním orgánu rozhoduje valná hromada, která může člena představenstva sp. z o.o. odvolat kdykoli dle potřeby. Není vyžadováno uvedení důvodu, ledaže by společenská smlouva možnost odvolání omezila jen na důležité důvody (takové omezení je v případě odvolání členů představenstva dovoleno, avšak musí být výslovně a precizně uvedeno ve společenské smlouvě). Ve většině společenských smluv společností sp. z o.o. však žádné omezení týkající se možnosti odvolání členů představenstva není inkorporováno, je tedy možné odvolání členů představenstva “ad nutum” – na základě libovolného uvážení majority společníků.
Pokud má společnost zřízenou dozorčí radu, dále platí obecné pravidlo, že členové představenstva sp. z o.o. jsou jmenování a odvolávání usnesením valné hromady společníků, pokud ve společenské smlouvě není dozorčí radě výslovně stanoveno právo jmenování a odvolávání členů představenstva. V případě, že společenská smlouva svěřuje členům dozorčí rady oprávnění jmenovat a odvolávat členy představenstva, majoritní společník si stejně nepřímo zachovává kontrolu nad obsazením představenstva společnosti – může odvolat členy dozorčí rady a dosadit nové, pokud by dozorčí rada nejednala řádně a podle jeho očekávání při výběru kandidátů na funkci člena představenstva sp. z o.o. (včetně případů, kdy by dozorčí rada odmítala odvolat nevyhovujícího člena představenstva).
Níže popisujeme postup pro změnu člena představenstva krok za krokem v obou zmíněných scénářích, tj. ve sp. z o.o. bez dozorčí rady a ve společnosti, ve které byla ustanovena dozorčí rada a byla ji svěřena kompetence k jmenování a odvolávání členů dozorčí rady.
Změna člena představenstva v sp. z o.o. bez dozorčí rady (rozhoduje valná hromada)
Jsou-li členové představenstva volení valnou hromadou (což je v polských s.r.o. nejčastější případ), musí společníci přijmout usnesení na mimořádné valné hromadě (případně na řádné valné hromadě, která se koná jednou do roka v prvních 6 měsících účetního období) o odvolání stávajícího a případně jmenování nového člena představenstva.
Postup je následující:
1. Svolání mimořádné valné hromady
Mimořádnou valnou hromadu zpravidla svolává představenstvo (zarząd) společnosti. Svolání probíhá rozesláním písemné pozvánky všem společníkům. Pozvánka by měla být odeslána doporučeným dopisem / odeslána kurýrní služnou / předána osobně proti podpisu alespoň 2 týdny před termínem konání valné hromady. V pozvánce musí být uvedeno místo, datum a hodina konání valné hromady, a především program jednání (pořad jednání) – mezi body programu by mělo být výslovně uvedeno projednání změn v obsazení orgánů společnosti (např. odvolání a volba člena představenstva). Bez řádně oznámeného bodu programu nelze na formálně svolané hromadě platně hlasovat o odvolání či jmenování člena představenstva, ledaže na dané valné hromadě budou přítomni všichni společníci a budou souhlasit s dodatečným zařazením dané věci na pořad jednání, anebo pokud valná hromada bude svolána postupem uvedeným v bodě 2 níže.
2. Mimořádná valná hromada bez formálního svolání (Art. 240 KSH)
Polské právo připouští výjimku, kdy valná hromada může jednat a přijímat usnesení i bez předchozího formálního svolání, pokud jsou současně splněny dvě podmínky: (a) na zasedání je přítomno (osobně nebo v zastoupení) 100 % podílů na základním kapitálu, tzn. všichni společníci, a (b) nikdo z přítomných nevznese námitku proti konání valné hromady nebo proti zařazení navržených bodů do programu jednání. Prakticky to znamená, že pokud se všichni společníci sejdou dobrovolně (byť bez oficiálních pozvánek) a jednomyslně souhlasí s tím, že uspořádají mimořádnou valnou hromadu a budou hlasovat o nimi navržených záležitostech, mohou tak učinit, v souladu s čl. 240 KSH, bez nutnosti dřívějšího zasílání pozvánek na mimořádnou valnou hromadu. Tato situace je běžná zejména u společností s jediným společníkem nebo s malým počtem společníků, kteří se dokáží operativně domluvit. Usnesení přijatá na takové “spontánní” valné hromadě jsou stejně platná a účinná, jako kdyby byly přijaty na mimořádné valné hromadě svolané formálním způsobem.
3. Průběh valné hromady a hlasování
U polské sp. z o.o. zákon nestanoví pevné kvorum účasti společníků aby valná hromada mohla účinně přijímat usnesení – pokud byla valná hromada řádně svolána (formálním způsobem popsaným v bodě 1), může jednat a přijímat usnesení bez ohledu na počet přítomných společníků, ledaže by společenská smlouva stanovila minimální účast (kvórum) pro určitá rozhodnutí. Je nutno podotknout, že v případě neformálního svolání valné hromady popsaného v bodě 2 je vždy nutná přítomnost všech společníků, aby bylo možno přijímat platná a účinná usnesení valné hromady. Před zahájením hlasování musí být zvolen předsedající (předseda valné hromady) a schválen program jednání. Následně se projednají jednotlivé body programu, tj. i bod týkající se změny člena představenstva.
4. Většina potřebná pro přijetí usnesení
Pokud zákon nebo společenská smlouva nestanoví přísnější požadavky, usnesení valné hromady v polské sp. z o.o. se přijímá absolutní většinou (tzv. bezwzględna większość) odevzdaných hlasů. Jednoduše řečeno, návrh na odvolání či jmenování člena představenstva musí získat více než 50 % hlasů z přítomných (hlasujících) obchodních podílů. Každý společník má počet hlasů odpovídající jeho podílu na základním kapitálu, nestanoví-li společenská smlouva jinak (standardně platí princip jeden podíl = jeden hlas v případě společností ve kterých základní kapitál je rozdělen tak, že společník může mít více nežli jeden podíl a jednotlivé podíly mají totožnou nominální hodnotu). Společenská smlouva může určit i kvalifikovanou většinu pro hlasování ve vybraných věcech – pokud by například vyžadovala 2/3 nebo 3/4 většinu pro odvolání člena představenstva, bylo by nutné respektovat toto vyšší kvórum. V základním nastavení však postačuje prostá nadpoloviční většina hlasů, podobně jako u běžných rozhodnutí společníků. Á margo je možno uvést, že usnesení v sp. z o.o., které pro své přijetí vyžadují kvalifikovanou většinu hlasů jsou vyjmenovány zejména v čl. 246 polského zákoníku obchodních korporací (KSH – Kodeks Spółek Handlowych)
5. Výsledek rozhodnutí
Je-li usnesení o odvolání člena představenstva schváleno požadovanou většinou, dotyčný člen vedení je odvolán s účinností od okamžiku přijetí usnesení, není-li v usnesení stanoveno pozdější datum odvolání. Stejně tak nově zvolený člen představenstva nabývá svou funkci ihned po přijetí usnesení na valné hromadě (pokud usnesení nestanoví, že do funkce nastupuje od určitého data). Z pohledu polského právního řádu, zápis změny člena představenstva do KRS (tj. do ekvivalentu českého Obchodního rejstříku) má pouze deklaratorní účinek – to znamená, že vůči třetím osobám je jmenování člena představenstva platné a účinné již na základě samotného přijatého usnesení valné hromady společníků, a nikoli až zápisem v KRS. Nový člen představenstva tedy může začít jednat jménem společnosti ihned po svém zvolení (resp. ihned po termínu uvedeném v usnesení jako termín jmenování do funkce), avšak do doby zápisu do KRS musí být připraven doložit skutečnost svého zvolení (např. předložením kopie protokolu z valné hromady). Zápisy z valné hromady, na kterých bylo přijímáno usnesení o odvolání / volbě člena představenstva nemusí být, na rozdíl od zápisů o změně společenské smlouvy společnosti, sepisovány notářem. Je nutno podotknout, že návrh na zápis změny člena představenstva do KRS by měl být podán do 7 dnů od vzniku skutečnosti, která by měla být zapsaná do KRS, tj. obvykle do 7 dnů od přijetí usnesení o odvolání / jmenování člena představenstva.
Poznámka: Pokud by představenstvo (zarząd) samo nekonalo a odmítalo svolat mimořádnou valnou hromadu požadovanou společníky, mají menšinoví společníci v polské legislativě k dispozici prostředky ochrany. Společník nebo skupina společníků vlastnících alespoň 10 % základního kapitálu mohou nejprve písemně vyžádat po představenstvu svolání valné hromady (s navrženým programem) a po marném uplynutí 2 týdnů od doručení této žádosti mohou požádat soud o zmocnění svolat valnou hromadu svépomocí. Toto opatření je krajním řešením pro případ, kdy orgány společnosti ignorují oprávněné požadavky menšinových společníků. V praxi však může jít o zdlouhavý proces, proto je v zájmu většinového společníka (pokud jím sám není člen představenstva) využít spíše svého vlivu k okamžitému svolání valné hromady, případně využít výše zmíněnou možnost konat hromadu bez formálního svolání, pokud se všichni společníci dostaví.
Změna člena představenstva ve společnosti s dozorčí radou (rozhoduje dozorčí rada)
V některých polských společnostech s ručením omezeným, zejména u větších společností s mnoha společníky nebo v případech ve kterých to vyžaduje zákon, je ustanovena dozorčí rada (rada nadzorcza). Dozorčí rada plní kontrolní funkci a může mít i pravomoc jmenovat a odvolávat členy představenstva společnosti namísto valné hromady.
Jak postupovat, pokud změnu členů představenstva provádí dozorčí rada? V zásadě se jedná o interní proces uvnitř společnosti, který nevyžaduje svolání valné hromady společníků:
- Svolání a účast na zasedání dozorčí rady
Dozorčí rada si obvykle sama upravuje svůj jednací řád. Ze zákona ale platí, že musí být na schůzi pozváni všichni členové dozorčí rady a k platnému jednání je nutná účast alespoň poloviny členů (kvórum), pokud společenská smlouva nevyžaduje přísnější podmínky. Pozvánka na zasedání dozorčí rady může být rozeslána například předsedou rady, a to způsobem upraveným v interních předpisech společnosti (písemně, elektronicky apod.). Současně, v době všudypřítomné elektronizace zákon připouští i konání zasedání dozorčí rady na dálku pomocí videokonference, případně přijímání usnesení per rollam (korespondenčně) za podmínky, že všichni členové byli informováni o obsahu návrhu usnesení, avšak společenská smlouva toto může zakázat. Každopádně pro odvolání či volbu člena představenstva je vhodné svolat řádné zasedání dozorčí rady, aby byla zajištěna transparentnost a jasný záznam o hlasování do protokolu.
- Hlasování dozorčí rady o změně člena představenstva
Dozorčí rada jedná a hlasuje obdobně jako jiné kolektivní orgány. Usnesení dozorčí rady jsou přijímána absolutní většinou hlasů členů přítomných na schůzi (pokud společenská smlouva nestanoví vyšší většinu). Před hlasováním by měla dozorčí rada projednat důvody pro odvolání daného člena představenstva a případně vyslechnout jeho stanovisko (pokud je přítomen či byl pozván). Následně se hlasuje o usnesení o odvolání konkrétní osoby z funkce člena představenstva. Poté (typicky na téže schůzi) dozorčí rada hlasuje o usnesení o jmenování nového člena představenstva či více členů představenstva. I zde platí, že odvolání je účinné okamžitě po přijetí usnesení dozorčí rady a nový člen představenstva nastupuje do funkce ihned po přijetí příslušného usnesení, není-li v usnesení uvedeno něco jiného. Usnesení dozorčí rady se zaznamenává do protokolu, který podepisuje předseda rady a zapisovatel – zápisy ze zasedání dozorčí rady se z pravidla neověřují notářem.
- Role společníků v tomto scénáři:Společníci (valná hromada) nemusí do procesu přímo zasahovat, pokud je kompetence k volby člena představenstva plně svěřena dozorčí radě. Valná hromada v tomto případě tedy nehlasuje o odvolání či jmenování člena představenstva, to obstará samostatně dozorčí rada svým usnesením. Nicméně, jak bylo uvedeno výše, společníci mají nástroje kontroly – mohou ad hoc ovlivnit složení dozorčí rady. Kdyby například dozorčí rada odmítala odvolat zjevně nekompetentního člena představenstva, společníci (zejména většinový vlastník) mohou na vlastní mimořádné valné hromadě odvolat jednoho nebo více členů dozorčí rady a zvolit nové, kteří provedou požadovanou změnu v představenstvu. Tuto možnost je vhodné využít jen v krajních případech konfliktu, protože obvykle dozorčí rada jedná v souladu se zájmy vlastníků.
Po provedení změny člena představenstva (ať už valnou hromadou či dozorčí radou) zbývá poslední krok – oficiálně oznámit a zapsat změnu do KRS, jak popisujeme dále.
Zápis změny člena představenstva do KRS (polský ekvivalent Obchodního rejstříku)
Každá změna ve složení statutárních orgánů polské společnosti musí být zapsána v KRS (Krajowy Rejestr Sądowy – Státní soudní rejstřík), vedeném příslušným okresním soudem. Zápis změny člena představenstva provádí sama společnost, zastoupená nově ustanoveným statutárním orgánem (členem představenstva či členy představenstva), případně zmocněným advokátem. Od roku 2021 se návrhy na zápis veškerých změn v KRS podávají pouze elektronicky prostřednictvím on-line portálu rejstříků (PRS – Portal Rejestrów Sądowych). Alternativně, pokud byla společnost původně založena on-line v systému S24 a splňuje podmínky pro využití tohoto systému, lze změnu člena představenstva provést přes S24, který nabízí zjednodušené on-line formuláře.
Návrh na zápis změny do KRS je nutné podat bez zbytečného odkladu, nejpozději do 7 dnů od rozhodnutí o změně člena představenstva (tj. od valné hromady nebo zasedání dozorčí rady), resp. 7 dnů od jeho nastoupení do funkce, pokud usnesení o jmenování ustanovovalo nástup do funkce v pozdějším termínu. Nesplnění této povinnosti ve lhůtě může vést k pokutě pro společnost a odpovědné osoby. V návrhu se uvádí údaje o odvolaném a nově jmenovaném členovi představenstva (jméno, adresa, rodné číslo/PESEL nebo datum narození, způsob zastupování apod.) a přikládají se potřebné dokumenty:
- Protokol z valné hromady s usnesením o odvolání/jmenování (podepsaný předsedou a zapisovatelem) nebo protokol ze zasedání dozorčí rady s příslušným usnesením. Je-li protokol vyhotoven v polštině, přikládá se v originále; pokud by byl v jiném jazyce, je nutný úřední překlad do polštiny. Notářský zápis se zpravidla nevyžaduje, neboť změna člena představenstva sama o sobě není právním úkonem, který by polský zákoník obchodních společností klasifikoval jako vyžadující formu notářského zápisu (na rozdíl např. od změny společenské smlouvy).
- Prohlášení nového člena představenstva o souhlasu s výkonem funkce a o splnění zákonných podmínek pro výkon funkce (bezúhonnost dle art. 18 §2 KSH apod.). Nový člen představenstva podepisuje písemné prohlášení, že souhlasí se svým jmenováním a že u něj neexistují zákonné překážky (např. zákaz výkonu funkce) a na tomto prohlášení uvádí také svou doručovací adresu. Toto prohlášení musí být přiloženo v elektronické podobě s kvalifikovaným podpisem člena představenstva v případě, že společnost sama podává návrh na zápis do KRS, v případě, že návrh podává zmocněný advokát, prohlášení může být vyhotoveno písemně s obyčejným podpisem a advokát vyhotoví ověřenou kopii, která bude nahrána do on-line portálu pro podání návrhu na zápis do KRS.
- Aktualizovaný seznam členů představenstva (zarządu) s uvedením doručovacích adres.
- Případně další vyžadované dokumenty systémem (např. aktualizovaná společenská smlouva, pokud došlo ke změně způsobu reprezentace apod.). V kontextu změny osoby člena představenstva ale zpravidla není třeba dokládat změnu společenské smlouvy, protože ta se nemění – mění se pouze obsazení funkce.
Poplatky: Podání návrhu na změnu zápisu v KRS je zpoplatněno soudním poplatkem a poplatkem za zveřejnění v Obchodním věstníku (Monitor Sądowy i Gospodarczy). Při podání přes portál PRS činí celkový poplatek 350 PLN (z toho 250 PLN soudní poplatek za zápis a 100 PLN za zveřejnění v MSiG). Při podání prostřednictvím systému S24 je poplatek poněkud nižší, celkem 300 PLN (200 PLN soudní a 100 zł MSiG). Platbu lze uskutečnit přímo v online systému během podání návrhu.
Po odeslání elektronického návrhu soud typicky provede zápis změny člena představenstva do několika dnů či týdnů (dle vytíženosti). Nový člen představenstva je poté oficiálně zapsán v KRS a od toho momentu platí vůči třetím osobám právní domněnka správnosti zápisu – obchodní partneři tedy mohou plně důvěřovat údajům v rejstříku. Zápis člena představenstva do KRS má jinak, jak již bylo zmíněno, deklaratorní účinek, takže právně nastala už v okamžiku přijetí rozhodnutí valné hromady či dozorčí rady. Přesto je řádný zápis do KRS velmi důležitý z hlediska prevence případných komplikací v právním styku (např. banka nemusí umožnit novému členovi představenstva dispozice s účtem, dokud nebude v KRS zapsán).
Závěrem
Změna ve statutárním orgánu sp. z o.o. – polské společnosti s ručením omezeným vyžaduje pečlivé dodržení procedur podle polského právního řádu. Ať už změnu provádějí přímo společníci na valné hromadě, nebo dozorčí rada, vždy je nutné splnit formální náležitosti svolání či konání schůze a následně promptně zajistit aktualizaci údajů v rejstříku KRS. Čeští podnikatelé – vlastníci polských společností – by měli mít na paměti, že valná hromada má ze zákona nejvyšší kontrolu nad složením orgánů společnosti. I v případě existence dozorčí rady si společníci mohou vynutit změny ve vedení buď přímo (usnesením valné hromady, pokud mají kompetenci, nebo změnou obsazení dozorčí rady), nebo nepřímo prostřednictvím soudních mechanismů na ochranu práv menšinových společníků. V praxi je vhodné využít právní pomoci při přípravě valné hromady či návrhu do KRS, aby celý proces proběhl hladce a v souladu s platnými předpisy. Správně provedená změna člena představenstva zajistí, že vedení polské dceřiné společnosti bude odpovídat představám mateřské firmy a požadavkům na řádné vedení společnosti.
Naše Advokátní kancelář Vám ráda poskytne právní služby v rozsahu korporátního poradenství, přípravy valných hromad, změny společenské smlouvy / členů orgánů nebo jiné široce pojaté korporátní agendy.