Elektronické způsoby podepisování jsou dnes jedním ze základních nástrojů komunikace s veřejnou správou a obchodními partnery v Polsku a v rámci Evropské unie.
Porozumění a správné použití těchto nástrojů zjednodušuje právní postupy a snižuje rizika spojená s podnikatelskou činností.
Právní rámec v Polsku
Právní úprava elektronických podpisů v Polsku má dvojí povahu – národní a unijní. Z evropského práva vyplývá nařízení eIDAS (nařízení Evropského parlamentu a Rady o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce), které zajišťuje vzájemné uznávání vybraných důvěryhodných služeb mezi členskými státy EU a má zásadní význam pro přeshraniční elektronické operace podnikatelů.
Číslo PESEL (obdoba rodného čísla)
Osoby podnikající v Polsku se často domnívají, že nepotřebují číslo PESEL, tedy polský ekvivalent rodného čísla. Praxe však ukazuje, že pokud máme číslo PESEL, tak máme výrazně rozšířené možnosti v oblasti elektronického podepisování a zjednodušený kontakt s úřady a jinými správními orgány.
V praxi je PESEL velmi užitečný, protože řada úřadů získává údaje přímo z rejstříku PESEL a propojuje je s jinými registry, například s obchodním rejstříkem. Pokud nemáte číslo PESEL tak se zvětšuje riziko náhodných chyb nebo výskytu „nevyslovených“ požadavků, kdy toto číslo podle platné právní úpravy není vyžadováno, avšak elektronický systém požadavek bez čísla PESEL nezrealizuje.
Druhy elektronických podpisů a jejich právní moc
Kvalifikovaný elektronický podpis
Podpis v souladu s nařízením eIDAS, vydaný kvalifikovaným poskytovatelem služeb vytvářejících důvěru. Podepsání dokumentu kvalifikovaným podpisem je právně rovnocenné vlastnoručnímu podpisu. Pokud je pro právní jednání vyžadována písemná forma, kvalifikovaný podpis tuto podmínku splňuje.
Způsob získání:
Kvalifikovaný podpis lze získat od poskytovatele služeb certifikovaného Národním certifikačním centrem (Narodowe Centrum Certyfikacji). Konkrétní postup se může lišit podle jednotlivého poskytovatele.
Služba je zpoplatněná, nabídku je nutné si vyžádat přímo u vybraného poskytovatele.
Ověřený profil (Profil Zaufany)
Metoda ověření identity a elektronického podpisu používaná zejména při jednání s veřejnou správou v Polsku. Nemá stejné právní účinky jako kvalifikovaný podpis, avšak je široce akceptován orgány veřejné správy.
Podpis ověřeným profilem nesplňuje podmínky písemné formy, jako je tomu v případě kvalifikovaného podpisu.
Významnou výhodou ověřeného profilu je skutečnost, že je bezplatný.
Způsob získání:
Pro získání ověřeného profilu je nutné mít přidělené číslo PESEL, bez kterého není možné registraci dokončit.
Následně je třeba osobně potvrdit totožnost v tzv. ověřovacím bodě – obvykle na městských úřadech, finančních úřadech nebo na některých konzulárních úřadech v zahraničí.
Profil lze zřídit také prostřednictvím banky, avšak i zde je nutné mít číslo PESEL.
Zřízení profilu bývá rychlé – v praxi je možné ho založit i během jednoho dne.
Osobní podpis (Podpis osobisty)
Podpis spojený s elektronickým občanským průkazem (e-dowód osobisty), používaný pro vybrané elektronické služby a při komunikaci s úřady. K jeho použití je nutné vlastnit polský občanský průkaz.
Osobní podpis je také jedním ze způsobů ověření identity při zřizování důvěryhodného profilu.
Způsob získání:
Jak bylo uvedeno výše, osobní podpis je součástí elektronického občanského průkazu. Pokud má osoba nárok na vydání takového průkazu, může požádat o vydání průkazu s aktivovaným osobním podpisem.
ePUAP
Systémy ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) a ověřeného profilu (profil zaufany) bývají často zaměňovány. Zatímco důvěryhodný profil slouží k ověřování identity a podepisování, ePUAP je platforma pro online komunikaci občanů a podnikatelů s úřady – umožňuje podávání písemností, odesílání dokumentů a přijímání rozhodnutí bez nutnosti osobní návštěvy úřadu.
Praktická doporučení
- Ověřte požadavky na právní formu – před odesláním dokumentů zjistěte, jaký typ podpisu je uznáván nebo vyžadován na druhé straně (Polsko/ Česko).
- Prověřte požadavky úřadů – požadovanou formu podpisu, například některá daňová přiznání lze podepsat pouze kvalifikovaným podpisem (podpis pomocí ověřeného profilu není možný).
- Zřiďte a ověřte důvěryhodný profil – je to první, bezplatný krok pro přístup k většině administrativních služeb v Polsku, umožňuje rychlé vyřízení úředních záležitostí bez cesty do země.
- Zvažte kvalifikovaný podpis – pokud pravidelně uzavíráte smlouvy s přeshraničním prvkem, zastupujete společnost nebo potřebujete nejvyšší úroveň právní jistoty, kvalifikovaný podpis poskytuje nejvyšší důkazní ochranu.
- Vnitřní postupy – nastavte ve firmě politiku používání elektronických podpisů: kdo je oprávněn podepisovat, jaké formy podpisů se používají pro konkrétní dokumenty a jak se podepsané soubory uchovávají a archivují.
Závěr
Znalost rozdílů mezi kvalifikovaným podpisem, osobním podpisem a důvěryhodným profilem, stejně jako orientace v normách eIDAS, představuje pro podnikatele působící v Polsku i v České republice klíčový prvek strategie snižující právní rizika a zefektivňující administrativní procesy.
V případě pochybností ohledně konkrétního právního úkonu nebo modelu elektronického podepisování doporučujeme konzultaci s naší advokátní kanceláří.