Odchod zaměstnance je součástí běžného fungování každé společnosti, ať už probíhá v přátelském duchu nebo ne. Důležité je postupovat profesionálně a nezapomenout na klíčové kroky, aby se předešlo problémům. Patří sem převzetí firemních věcí, jako jsou klíče, telefon, notebook a další vybavení, potvrzení o jejich vrácení a zrušení přístupů do firemních systémů. Součástí procesu je také odstranění kontaktů bývalého zaměstnance z webu či jiných firemních materiálů.
Jak naložit s telefonním číslem
Po vrácení pracovního telefonu je ideální pracovní číslo deaktivovat. Pokud to není vhodné, je nutné zajistit, aby číslo nebylo s bývalým zaměstnancem nadále spojováno, například smazáním jeho údajů z webu a informováním o novém uživateli čísla. Telefonní číslo spojené s konkrétní osobou je osobním údajem, a proto musí být pečlivě chráněno. Data uložená v telefonu či na SIM kartě by měla být po ukončení pracovního poměru vymazána, pokud to není nezbytné pro oprávněný zájem zaměstnavatele, jako je přístup k důležitým kontaktům při stanovení přiměřené doby pro zachování dat.Samotné prohlížení dat by pak mělo probíhat tak, že zaměstnavatel musí data důsledně odlišit na pracovní a soukromá, a prohlížet či zpracovávat pouze ta, která souvisejí s prací.
V situaci, kdy byl bývalý zaměstnanec oprávněn mobilní telefon využívat i k soukromým účelům, by mu měl zaměstnavatel ještě před smazáním veškerých dat z telefonu a SIM karty umožnit stáhnout si soukromá data. Jinému zaměstnanci je možno takový telefon a SIM kartu předat do užívání až poté co z nich byla data bývalého zaměstnance nenávratně smazána
Jak postupovat v případě e-mailu
Je důležité rozlišovat mezi soukromou a pracovní e-mailovou schránkou zaměstnance. Pracovní e-mail s osobními údaji (např. jmeno.prijmeni@firma.cz) je považován za soukromý, protože je spojen s konkrétní osobou. Zaměstnavatel k němu nemůže volně přistupovat, i když jej zřídil; podle GDPR jde o osobní údaj. Naproti tomu e-maily jako obchod@firma.cz nebo info@firma.cz jsou ryze pracovní, protože neobsahují osobní identifikaci.
Při ukončení pracovního poměru např. v dohodnutém termínu, je vhodné zaměstnanci uložit, aby smazal soukromé e-maily a předal důležité pracovní e-maily kolegovi. Měl by také informovat své kontakty o odchodu nebo nastavit automatickou odpověď. Tím se zaměstnavatel může vyhnout nutnosti přistupovat do jeho e-mailu po odchodu nebo alespoň omezit množství dat, ke kterým bude muset přistupovat. Přístup k e-mailu bývalého zaměstnance je možný na základě oprávněného zájmu, ale pouze pokud tento zájem převáží nad právy zaměstnance a nelze cíle dosáhnout méně invazivně.
Při prohlížení e-mailů musí zaměstnavatel postupovat obezřetně. I pokud do e-mailu přistoupí na základě oprávněného zájmu, bude oprávněn nahlížet pouze do pracovních e-mailů, nikoli do soukromých, i když jsou v pracovní schránce.
Zaměstnavatel může ve vnitřních předpisech zakázat používání pracovního e-mailu a telefonu pro soukromé účely. V takovém případě nemusí být při přístupu tak opatrný, protože soukromá komunikace by v nich pak neměla být.
Pokud zaměstnanec po ukoneční pracovního poměru nespolupracuje, může být zaměstnavatel nucen nastavit automatickou odpověď s informací o jeho nepřítomnosti a kontaktem na jinou osobu. Může také potřebovat nahlédnout do jeho e-mailu. Oprávněný zájem na zajištění kontinuity práce v tomto případě převáží nad právy zaměstnance, ale k takovémuto přístupu je možné přistoupit pouze výjimečně a za podmínek, kdy nelze cíle dosáhnout jinak.
Archivace a smazání e-mailové schránky
Po ukončení pracovního poměru by měla být e-mailová schránka bývalého zaměstnance ideálně smazána. GDPR stanoví, že ukončením pracovního vztahu zaniká právní důvod pro zpracování jeho osobních údajů. Zaměstnavatel však může e-maily dočasně archivovat, pokud je to nezbytné pro kontinuitu práce, maximálně na tři měsíce, s nastavenou automatickou odpovědí pro informaci o novém kontaktu. Po uplynutí doby tří měsíců je zapotřebí přistoupit ke smazání obsahu e-mailové schránky bývalého zaměstnance včetně schránky samotné.
Závěr
Nakládání s mobilním telefonem a e-mailovou schránkou bývalého zaměstnance se řídí přísnými pravidly a zaměstnavatel s nimi nemůže disponovat zcela volně. Pozici zaměstnavatele lze v tomto směru posílit vhodnou úpravou vnitřních pravidel používání pracovního mobilního telefonu či e-mailu – např. ve vnitřním předpisu zaměstnavatele, kterým se vyloučí možnost jejich užívání pro soukromé účely. I v takovém případě je však nutno dbát na ochranu soukromí a listovního tajemství bývalého zaměstnance a zaměstnavatel není oprávněn se seznamovat s obsahem soukromých zpráv či e-mailů bývalého zaměstnance. Předpokladem pro vstup do e-mailové schránky zaměstnance pak je oprávněný zájem zaměstnavatele, který může spočívat zejména v zajištění kontinuity práce.